Überzeugende Ansage – nutzen Sie Ihre Mailbox richtig!

Lassen Sie Kunden, Auftraggeber oder Bewerber am Telefon nicht alleine.

Wer bei Ihnen anruft, hat meistens einen wichtigen Anlass. Wenn Sie gerade nicht am Platz sind, kann Ihre Mailbox den wichtigen ersten Kontakt für Sie übernehmen.

Der erste Eindruck entsteht oft am Telefon

Die meisten beruflichen Begegnungen starten immer noch mit einem Telefongespräch oder führen zu einem solchen. Nicht zuletzt hat die Kontaktreduzierung in der Corona Zeit dazu geführt, dass die Bedeutung des Telefons noch einmal gestiegen ist.

 

Das Telefonat ist für alle Beteiligten ein wichtiger Bestandteil des ersten Eindrucks. Am Hörer zeigt sich, wer gut vorbereitet ist und an alles gedacht hat. Wenn Sie Ihre Mailbox persönlich besprechen, hat der Anrufer bereits Ihre freundliche Stimme gehört und einen Eindruck davon bekommen, wie professionell und kompetent Sie arbeiten.

Die Mailbox meldet sich in Ihrem Namen

 

Wenn Sie abwesend sind oder selbst gerade telefonieren, sollten Sie Anrufer nicht mit dem Freiton oder dem Besetztzeichen alleine lassen – egal ob Sie auf dem Festnetztelefon oder auf dem Handy angerufen werden. Versetzen Sie sich in die Lage des anderen: Er oder sie hat ein wichtiges Anliegen, das nicht behandelt wird. Er oder sie weiß nicht, warum Sie nicht ans Telefon gehen und auch nicht, wann Sie wieder erreichbar sind.

 

All diese Ungewissheiten können Sie mit den richtigen Ansagen auf dem Anrufbeantworter aus dem Weg räumen. Auch wenn Sie gerade nicht abheben können, Ihre Anrufer werden wesentlich zufriedener mit dem ersten Kontakt sein, wenn sie Informationen von Ihnen erhalten.

Wie Sie die Mailbox am besten besprechen

 

Für eine gelungene Calloptimierung ist es entscheidend, die wichtigsten Situationen mit einer Sprach- oder Soundlösung abzudecken. Für den Anrufer sollte klar werden, warum gerade niemand persönlich ans Telefon geht und wann oder wie er in Kontakt mit Ihnen treten kann. Häufig gestellte Fragen können Sie bereits über die Mailbox beantworten. Außerdem können Sie Öffnungszeiten oder Ihre individuelle Erreichbarkeit für Anrufer festhalten.

 

Am besten hinterlegen Sie solche Informationen auch auf der Mailbox Ihres Smartphones, damit aus verpassten Anrufen nicht gleichzeitig auch verpasste Chancen werden. Für den Fall, dass Sie Ihre Mailbox nicht selbst besprechen möchten, können Sie alternativ auch digitale Stimmen verwenden. Entscheidend ist nur, dass Anrufe nicht ins Leere laufen.

Sicher telefonieren

Mehr Sicherheit am Telefon lässt sich trainieren

 

Nicht nur beim Telefonieren, auch beim Besprechen des Anrufbeantworters können Hemmungen auftreten. Immerhin werden Ihre Ansagen dort gespeichert und sind für jeden Anrufer hörbar. Wer sich am Telefon unsicher fühlt, kann mit einem gezielten Telefontraining an Stimme, Rhetorik, Mindset und insgesamt an seiner Selbstsicherheit arbeiten.

 

Telefonate können im Job durchaus ein Zeitfresser sein und von wichtigen Aufgaben ablenken. Eine professionell besprochene Mailbox kann bei Bedarf für ruhige Arbeitsabläufe sorgen. Allerdings ersetzt der Anrufbeantworter nicht den echten Kontakt. Versuchen Sie einen machbaren Mittelweg zwischen Mailbox und persönlichem Telefonat zu finden.

Fazit

Ein bestmöglicher Eindruck am Telefon setzt sich aus Ihrer professionellen Kommunikation und einem sinnvollen Einsatz Ihrer Mailbox zusammen. Unterscheiden Sie sich von anderen, indem Sie auch bei Abwesenheit kundenfreundlich sind und Ihre Gesprächspartner mit einer passenden Ansage auf dem Anrufbeantworter abholen.

FAQ - Häufige Fragen

Muss ich mir am Telefon alles gefallen lassen?

Schwierige Gespräche sollten Sie vorbereiten und dabei besonders klar und ruhig sprechen. Teilen Sie Ihrem Gesprächspartner aber mit, wenn Ihnen verbal auf die Füße getreten wird. Sie müssen sich nichts gefallen lassen. Einfach auflegen ist allerdings keine Option.

Wie läuft ein professionelles Telefontraining ab?

Bei meinem Telefontraining achte ich auf kleine Gruppen, um eine vertrauliche Atmosphäre zu schaffen. Gemeinsam mit den Teilnehmenden lege ich individuelle Telefonleitfäden an. Wir üben typische Telefonate, sodass die Teilnehmenden am Ende selbstsicherer kommunizieren.

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Lernen Sie zeitgemäßes und moderne Coachings kennen. Unsere Seminare und Coachings sind die perfekte Gelegenheit, um Ihren persönlichen ersten Eindruck zu optimieren. Sprechen Sie mich einfach auf aktuelle Trainingsangebote an.

Kirstin Kluck
Businessknigge- und Kommunikationscoach seit über 15 Jahren. Schwerpunkte sind aktuell Business Knigge Coachings, Telefontrainings und Verkaufsseminare. Trainerin für Business Etikette (IHK) und Mitglied im Vorstand der Deutschen Knigge Gesellschaft e.V.
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