Mitarbeitergespräche können ein Wechselbad der Gefühle sein – und zwar für alle Beteiligten: Lob, Kritik, Wünsche und Ziele sind schließlich nicht immer leicht in Worte zu fassen. Deswegen sollten alle Beteiligten sich in einer Sache einig sein: Dass sie wertschätzend miteinander umgehen und das Gespräch produktiv nutzen wollen.
Jeder Jeck ist anders, sagt man bei uns im Rheinland. Dass Mitarbeiter für das gleiche Unternehmen arbeiten, kann schon ihre einzige Gemeinsamkeit sein. Und auch wenn Diversität heute so groß geschrieben wird, seien wir mal ehrlich: Im wahren Leben bringen uns oft schon kleine Abweichungen von der eigenen Persönlichkeit auf die Palme.
In einem Unternehmen arbeiten ganz unterschiedliche Mitarbeitertypen jeden Tag miteinander. Das funktioniert am besten, wenn jeder sich gut aufgehoben fühlt und seine Stärken einbringen kann. Das Mitarbeitergespräch ist für Führungskräfte daher die beste Gelegenheit, in vertraulicher Atmosphäre zu erfahren, wo es zwischenmenschlich oder organisatorisch noch hakt und was sie selbst zu einer Verbesserung beitragen können.
Da ein Mitarbeitergespräch Rückschau und Ausblick zugleich ist, sollten Führungskräfte und Mitarbeiter sich zwischendurch immer wieder Notizen zu ihren Erfahrungen und Gedanken machen und auch Fragen schriftlich festhalten.
Mindestens genauso wichtig für ein gelungenes Mitarbeitergespräch ist die richtige Einstellung. Da es ein Austausch auf Augenhöhe sein soll, sollten Führungskräfte es unbedingt vermeiden, dass der Mitarbeiter sich von oben herab geschulmeistert fühlt. Wer gar eine Atmosphäre der Furcht schafft, erfährt wahrscheinlich nur das, was er auch hören will.
Dass der Ton die Musik macht, gilt natürlich umgekehrt auch für die Mitarbeiter. Die Einladung zum offenen Austausch beinhaltet nicht, jetzt mal so richtig auf den Putz zu hauen. Auch Mitarbeiter sollten Kritik an ihren Vorgesetzten beherrscht und reflektiert zum Ausdruck bringen.
Egal, welche heißen Eisen beim Mitarbeitergespräch auch angepackt werden: Im Idealfall gehen Mitarbeiter motiviert aus einem solchen Gespräch heraus und fühlen sich bestärkt darin, dass der Job und die Firma zu ihnen passen. Führungskräfte sollten Mitarbeitern ganz unabhängig von ihrem Alter oder ihrer Position unbedingt wertschätzend begegnen.
Das verlangt keineswegs hochtrabende Gesten. Wertschätzung kommt schon durch Kleinigkeit zum Ausdruck: Zum Beispiel durch eine herzliche Begrüßung und durch eine zugewandte Körperhaltung. Wer selber authentisch ist, lädt sein Gegenüber dazu ein, es ebenfalls zu sein.
Typischerweise sind Fragen an die Mitarbeiter sehr offen gestellt und lassen eine ausführliche Antwort zu. So wie diese beispielhaften Fragen:
Auch wenn es Vorlagen im Internet gibt – ein Fragenkatalog als Grundlage fürs Mitarbeitergespräch muss immer individuell erstellt werden. In meinen Seminaren erarbeite ich regelmäßig mit Führungskräften und Ausbildern passgenaue Dialogbogen, trainiere Feedbackgespräche oder begleite auf Wunsch auch Mitarbeitergespräche.
Führungskräfte erhalten ein wertvolles Feedback zu ihrer eigenen Arbeit. Sie sollten daher unbedingt einen vertrauensvollen Rahmen schaffen, in dem Mitarbeiter es auch wagen, Kritik zu üben. Und immer daran denken: Jeder kann sich – unabhängig von seiner Position – noch verbessern. Die große Chance des Mitarbeitergesprächs besteht darin, den Mitarbeiter zu motivieren und seine Bindung an das Unternehmen zu stärken. Ein Gespräch, das als unangenehm empfunden wird, kann daher auch genau zum Gegenteil führen.
Mitarbeiter haben die Gelegenheit, sich motiviert und gleichzeitig problembewusst zu präsentieren. Sie sollten dazu in der Lage sein, ihre Arbeit realistisch einzuschätzen. Auch wenn kritische Themen zur Sprache kommen, kann man mit einer beherrschten und reflektierten Reaktion punkten. Mitarbeiter sollten unbedingt vermeiden, Rechtfertigungen zu suchen oder anderen die Schuld in die Schuhe zu schieben. Der Umgang mit berechtigter Kritik ist eine wichtige Sozialkompetenz und hat auch einen Einfluss auf die berufliche Weiterentwicklung.
Fazit: Das Mitarbeitergespräch soll beiden Seiten die Möglichkeit geben, sich auszusprechen. Neben der inhaltlichen Vorbereitung auf den Dialog ist die positive Grundhaltung und der wertschätzende Umgang mindestens ebenso wichtig.
In der Regel dauert ein solcher Austausch zwischen Angestellten und Vorgesetzten eine bis anderthalb Stunden. Dem Gespräch sollte auch eine rechtzeitige Einladung vorausgehen, damit es nicht unter Zeitdruck geführt wird.
Die Einladung wird vom direkten Vorgesetzten ausgesprochen, der das Gespräch auch führt. Gelegentlich ist auch ein Mitarbeiter der Personalabteilung oder ein Mitglied des Betriebsrates dabei.
Mitarbeitergespräche sind ein fester und regelmäßiger Bestandteil des Arbeitsverhältnisses. Oft finden sie einmal im Jahr statt, sie können aber auch anlassbezogen öfter durchgeführt werden.
Sie können dazu dienen, um Zielvereinbarungen zu überprüfen oder aufgrund eines Konfliktes am Arbeitsplatz. Auch die Rückkehr eines Mitarbeiters nach längerer Abwesenheit ist häufig mit einem Mitarbeitergespräch verbunden.
en, damit es nicht unter Zeitdruck geführt wird.
Das Gespräch sollte inhaltlich eingegrenzt sein, damit es nicht ausufert. Sowohl die innere Einstellung als auch die gesamte Atmosphäre sollten grundsätzlich respektvoll und wertschätzend gestaltet sein. Am Ende des Mitarbeitergesprächs ist es sinnvoll, ganz konkrete Ziele zu vereinbaren.
Hilfreich sind Notizen zu Themen und Fragen, die sich während der Arbeit ergeben haben. Man sollte sich ebenfalls gedanklich auf Kritik einstimmen und sich Antworten zurechtlegen. Ein Mitarbeitergespräch bietet zudem die Chance, kritische Anmerkungen zu machen und über die berufliche Weiterentwicklung zu sprechen.
Sogenannte Beurteilungsgespräche sollten Azubis zu bestimmten Zeitpunkten angeboten werden, etwa kurz vor dem Ende der Probezeit, nach einer Zwischenprüfung oder kurz vor dem Ende der Ausbildung.
Es gehört zu den Pflichten des Arbeitnehmers, ein solches Gespräch im Rahmen der Arbeitszeit wahrzunehmen. Wer es hartnäckig verweigert, muss mit einer Abmahnung rechnen.
Im Mitarbeitergespräch geht es ausschließlich um das Aufgabengebiet des Mitarbeiters. Fragen aus dem Bereich des Privatlebens, etwa zur Familienplanung, sind unzulässig.
Im Mitarbeitergespräch sollten Änderungen an den vertraglichen Vereinbarungen kein Thema sein. Mitarbeiter können allerdings den Wunsch äußern, ein Gespräch übers Gehalt führen zu wollen.
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