Town Hall Meeting – Powertool für die interne Kommunikation

Sind Sie auf der Suche nach einem neuen Format für Ihre interne Kommunikation? Dann sind vielleicht Town Hall Meetings eine interessante Möglichkeit. Ursprünglich sind diese Meetings ein amerikanischer Brauch in der politischen Kommunikation. Das Rathaus („Town Hall“) wird für Versammlungen genutzt, bei denen alle Bürger:innen ihren Beitrag leisten oder Fragen stellen können. In Unternehmen sind Town Hall Meetings offene Gesprächsformate zwischen Angestellten und Führungskräften.

 

Braucht die interne Kommunikation Town Hall Meetings?

Versammlungen mit allen Mitarbeitenden sind in bestimmten Situationen sehr sinnvoll. Etwa wenn Veränderungen anstehen oder Unsicherheit aufkommt – beides ist coronabedingt in vielen Unternehmen aktuell der Fall. Die Mitarbeitenden reden oft eher untereinander über die Themen, die sie bewegen, als ihre Vorgesetzten darauf anzusprechen.

So kann es zu einer schleichenden Entfremdung kommen: Die Mitarbeitenden fühlen sich schlecht informiert, verlieren die Ziele des Unternehmens aus den Augen – und die Führungskräfte bemerken die wachsende Unzufriedenheit vielleicht gar nicht. Die Verantwortlichen für die interne Kommunikation können Gesprächsformate anbieten, um die Lage darzustellen, Fragen zu klären und Kritik anzunehmen. Solche Town Hall Meeting sind keine einseitige Informationsveranstaltung, sondern ein gemeinsames Gespräch.

 

Bewahren Sie Offenheit in der internen Kommunikation

Wie für alle Meetings gilt natürlich auch für das Town Hall Meeting: Ein klingender Name alleine reicht nicht. Es müssen auch wirklich Themen zur Sprache kommen, die für alle relevant sind. Und es sollte auch eine Atmosphäre herrschen, in der jeder sich einzubringen traut.

Hier kommt insbesondere den Führungskräften die Aufgabe zu, den richtigen Ton zu treffen und das Gespräch fair zu moderieren. Es kann auch eine gute Idee sein, schon vor dem Town Hall Meeting Fragen und Kritik im eigenen Team einzusammeln und so auch Mitarbeitende abzuholen, die sich vielleicht keinen eigenen Beitrag zutrauen.

 

 

Town Hall Meetings funktionieren auch virtuell

Versammlungen dieser Art funktionieren in der internen Kommunikation natürlich auch als Onlineformat oder als hybride Veranstaltung, bei der einige Personen live dabei sind und andere wie bei einer Videokonferenz dazugeschaltet werden. Für manche Unternehmen ist diese Variante des Town Hall Meetings trotz des Aufwands die einzige Möglichkeit, wirklich alle einmal zusammenzubringen.

Gute Gründe für ein virtuelles Town Hall Meeting:

Viele Angestellte arbeiten vom Homeoffice aus:
Bedingt durch die Corona Pandemie oder aus privaten Gründen hat die Heimarbeit enorm zugenommen. Einige Unternehmen haben deswegen sogar ihre Räumlichkeiten verkleinert und könnten gar nicht mehr alle Mitarbeitenden auf einmal einladen.

Flexible Arbeitszeitmodelle besser berücksichtigen :
Überwiegend aus familiären Gründen haben viele Angestellte flexible Arbeitszeiten gewählt. Unter Umständen können gar nicht alle zur gleichen Zeit im Unternehmen erscheinen.

Unterschiedliche Standorte sprechen auch für ein Onlinemeeting:
Kolleg:innen aus unterschiedlichen Regionen oder Ländern an einem Ort zusammenzubringen, ist ein kostspieliger Aufwand. Videokonferenzen sind da wesentlich unkomplizierter und die meisten Angestellten sind damit inzwischen sehr vertraut.
Town Hall Meeting für Mitarbeiter

Fazit

Führungskräfte können eine regelmäßige und offene Kommunikation mit allen Mitarbeitenden aufrecht erhalten und dafür unterschiedliche Formate nutzen. In besonderen Situationen bietet sich dafür auch das Town Hall Meeting an, das auch als virtuelles Gespräch funktioniert.

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Kirstin Kluck
Businessknigge- und Kommunikationscoach seit über 15 Jahren. Schwerpunkte sind aktuell Business Knigge Coachings, Telefontrainings und Verkaufsseminare. Trainerin für Business Etikette (IHK) und Mitglied im Vorstand der Deutschen Knigge Gesellschaft e.V.
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